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Sistema archivístico

 

El Sistema Archivístico es la estructura sobre la que se organiza el patrimonio documental de la Universidad en cuanto a su conservación, tratamiento y accesibilidad, de acuerdo con las etapas del ciclo de vida de la documentación y su nivel de utilización.

Se compone de dos elementos básicos:

 · Archivos de gestión o de oficina

Recogen la documentación de los órganos de gobierno y las unidades administrativas y de servicios de la Universidad en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, es decir, mientras dura su tramitación o su nivel de utilización por parte de la unidad productora es elevado.
La documentación permanece en los archivos de gestión durante el período de tiempo que para cada serie documental venga determinado por el calendario de conservación. A partir de ese momento la documentación se transfiere al Archivo General.

En estos archivos la documentación es gestionada por el personal de la unidad administrativa, de acuerdo con las instrucciones y criterios generales establecidos por el Archivo General, aplicando métodos y técnicas uniformes de tratamiento documental incluidas en el sistema general de gestión de los documentos de la Universidad.

  · Archivo General

Recoge y custodia la documentación universitaria procedente de los archivos de gestión, una vez transcurrido el período de permanencia en los mismos. Actúa como archivo intermedio tratando la documentación para que sirva de soporte a la gestión administrativa de la Universidad, y actúa como archivo histórico conservando aquella documentación de la que se ha determinado su conservación permanente, de acuerdo con su valor histórico.

El Archivo General coordina el sistema archivístico de la universidad, estableciendo los procedimientos de gestión, elaborando las herramientas de descripción y garantizando el acceso a sus fondos a todos los miembros de la comunidad universitaria y los ciudadanos en general.
 


 

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